「DXに取り組みましょうと言われても、何から始めればよいのか分からない」「新しいシステムを入れるほどの予算や人員はない」と悩んでいませんか。
DXは、大がかりなシステムを導入することだけではありません。毎日の事務作業を見直し、デジタルを使って仕事の流れを改善することも、DXへ進む大切な一歩です。
この記事では、DXの基本的な考え方と、中小企業が事務作業から始めやすい7つの活用例を紹介します。
DXとは仕事の流れをデジタルで変えること
DXは「デジタルトランスフォーメーション」の略です。簡単にいえば、デジタル技術を使って、仕事の進め方やサービスの提供方法をより良い形へ変えていく取り組みです。
紙の書類をPDFにすることや、Excelへ入力することもデジタル化ですが、それだけでは仕事の流れが変わらない場合があります。
例えば、紙の申込書をPDFにしても、担当者が内容を見ながら別の表へ入力していれば、転記作業は残ります。一方、申込フォームの内容が自動で一覧表へ入り、担当者へ通知されるようになれば、受付から確認までの流れそのものを改善できます。
DXの意味をもう少し詳しく確認したい方は、DXの意味と身近な事例も参考にしてください。
事務作業はDXを始めやすい分野
事務作業には、毎回ほぼ同じ手順で行う仕事が多くあります。
- 同じ内容を複数の帳簿へ入力する
- 申込書や請求書を紙で回覧する
- メールを見て予定表へ転記する
- 会議後に議事録を一から作る
- ファイルの保存場所を毎回探す
こうした作業は、流れを整理してデジタル化することで、入力ミスや確認作業を減らしやすい分野です。
ただし、いきなり会社全体を変える必要はありません。まずは時間がかかっている作業を一つ選び、小さく試すことが重要です。
事務作業で始めるDXの活用事例7選
1．紙の申込書をWebフォームに変える
イベント申込、問い合わせ、社内申請などを紙で受け付けている場合は、GoogleフォームなどのWebフォームへ置き換えられます。
回答内容を自動で一覧に保存できるため、紙を見ながらExcelへ転記する作業を減らせます。入力必須項目を設定すれば、電話番号やメールアドレスの記入漏れも防ぎやすくなります。
最初から複雑なフォームを作らず、現在の申込書にある項目を整理するところから始めましょう。
2．ファイルの保存場所を共有する
見積書、契約書、写真、会議資料などが、担当者それぞれのパソコンに保存されていると、必要なファイルを探すだけで時間がかかります。
Googleドライブなどのクラウドストレージへ保存場所をまとめることで、社内のどこからでも必要なファイルを確認しやすくなります。
ただし、保存するだけではフォルダが乱雑になります。「年度」「取引先」「書類の種類」など、社内で共通の分け方とファイル名のルールを決めてください。
3．予定や締切を共有カレンダーで管理する
会議、納期、請求日、イベント日程を紙のカレンダーや個人の手帳だけで管理していると、予定の確認や連絡が増えます。
Googleカレンダーなどを使って予定を共有すれば、担当者や会議室の空き状況を確認しやすくなります。予定変更も参加者へ一度に知らせられます。
会社全体で始める前に、まずは一つの部署や定例会議だけで試すと定着しやすくなります。
4．請求書や経費精算の入力を減らす
請求書の作成、経費申請、入金確認などは、同じ数字を何度も入力しやすい業務です。
クラウド会計や請求書作成サービスを使うことで、見積書から請求書を作成したり、銀行口座やクレジットカードの明細を取り込んだりできます。
導入前には、現在使っている会計ソフトとの連携、税理士とのデータ共有、電子帳簿保存法への対応範囲を確認してください。料金の安さだけで選ばず、毎月の作業が本当に減るかで判断します。
5．定型メールをテンプレート化する
予約確認、資料送付、入金案内、問い合わせへの返信など、似た内容のメールを毎回作成していないでしょうか。
よく使う文章をテンプレートとして保存すれば、必要な部分だけを変更して送信できます。ChatGPTなどの生成AIを使い、文章の下書きや言い換え案を作る方法もあります。
ただし、氏名、住所、契約内容などの個人情報や機密情報を、利用条件を確認せず生成AIへ入力してはいけません。送信前には必ず人が内容を確認します。
6．会議メモから議事録を作りやすくする
会議中のメモを共有し、決定事項、担当者、期限を一定の形式で整理すると、議事録作成が楽になります。
録音データの文字起こしや生成AIによる要約も活用できますが、自動生成された内容には聞き間違いや誤った要約が含まれる可能性があります。
議事録では、会議内容をすべて文章にするよりも、「決まったこと」「誰が担当するか」「いつまでに行うか」を明確にすることが重要です。
NPOなど少人数の組織でAIを使う例は、NPO法人の事務作業をAIで効率化する方法でも紹介しています。
7．繰り返し入力を自動化する
毎日同じシステムへ数字を入力する、複数のファイルから情報を集めるといった作業は、RPAと呼ばれる自動操作ツールで効率化できる場合があります。
中小企業基盤整備機構が紹介する鈴木鉄工所の事例では、事務作業の一部へRPAを導入し、段階的に自動化を進めています。詳しい内容はデジwithのRPA導入事例で確認できます。
ただし、複雑な作業をそのまま自動化すると、エラーが起きたときに原因を追いにくくなります。先に不要な作業や重複入力を整理してから、自動化する範囲を決めましょう。
DXが失敗しやすい3つの進め方
システムを入れることが目的になっている
新しいツールを導入しても、誰が何のために使うのかが決まっていなければ定着しません。
導入前に、「申込内容の転記をなくす」「請求書作成を毎月2時間短縮する」など、改善したい作業を具体的にします。
今までの方法を残したまま二重運用する
新しいシステムを導入した後も、紙、Excel、口頭連絡をすべて残すと、かえって作業が増えます。
試用期間中は二重管理が必要な場合もありますが、いつまでにどちらへ統一するかを決めてください。
現場へ説明せずに使い始める
経営者や管理者だけで導入を決めると、現場では「面倒な作業が増えた」と受け取られることがあります。
導入前に、現在困っていることを現場へ聞き、操作方法だけでなく、なぜ変更するのかも説明しましょう。
事務DXは一つの作業から始める
最初に、毎週または毎月繰り返している事務作業を書き出します。
- 時間がかかっている作業を一つ選ぶ
- 現在の手順を紙や表に書き出す
- 不要な確認や重複入力を探す
- 無料版や試用版で小さく試す
- 作業時間とミスの変化を確認する
- 効果があれば対象を少しずつ広げる
経済産業省のDX推進指標も、経営者と社内関係者が現状や課題を共有し、具体的な行動につなげるための自己診断として利用できます。
中小企業でのAIやITツールの取り入れ方は、中小企業のAI・ITツール活用ガイドもあわせてご覧ください。
まとめ：事務作業の小さな改善もDXの第一歩
DXは、高額なシステムを導入することではありません。紙への記入、繰り返し入力、ファイル探し、日程調整など、日常の事務作業を見直すことから始められます。
重要なのは、ツールを増やすことではなく、仕事の流れを簡単にすることです。最初から会社全体を変えようとせず、一つの作業で効果を確かめてから対象を広げましょう。
今日できること
- 繰り返している事務作業を三つ書き出す
- 同じ情報を二回以上入力している作業を探す
- 最も負担の大きい一つを、無料ツールで試せるか確認する
