「予約の電話が多くて、他の仕事が手につかない…」「営業時間外の予約希望を翌日に確認している…」そんな場合は、オンライン予約を一部だけ試す方法があります。
お客様が営業時間外に予約希望を送れる仕組みはありますが、費用、予約件数、使える機能、予約確定の方法はサービスやプランで異なります。電話対応がどれだけ減るかは、導入後の記録で確かめます。
オンライン予約システムって何？
オンライン予約システムは、利用者がインターネット上で予約希望を送る、または設定された空き枠へ予約を登録する仕組みです。予約がその場で確定するか、店側の確認後に確定するかはサービスと設定によって異なります。
電話予約との違い
電話予約：スタッフが空き状況を確認し、その場で予約を確定する
オンライン予約：設定した受付時間・空き枠・条件に従って、利用者が予約希望または予約を登録する
オンライン受付を用意しても、すべての電話がなくなるとは限りません。変更、例外対応、システムを使わないお客様への窓口を誰が担当するか決めておきます。
利用候補になりやすい予約業務
時間枠、定員、担当者、場所などを事前に決めて受け付ける業務では、オンライン予約を検討できます。業種名だけで適否を決めず、現在の予約方法、月の件数、例外対応、必要な確認項目がサービスで扱えるかを照合します。
医療、決済、個人情報など追加の条件がある場合は、一般店舗と同じ設定で始めず、利用するサービスの対象範囲と自社の確認事項を先に整理します。
候補サービスは現在の条件で比べる
RESERVAには無料枠がありますが、予約件数、顧客件数、予約タイプ、広告表示、決済、LINE連携などに条件や追加費用があります。申込時にRESERVAの一般向け公式料金表で確認します。
Googleビジネスプロフィールでは、自社の予約リンクを設定する方法と予約提供事業者を使う方法があり、提供事業者から料金を請求される場合があります。Googleだけで予約台帳と確定処理が無料で完結するとは限りません。Googleの予約設定に関する公式説明で現在の条件を確認します。
LINE公式アカウントはチャットやリッチメニューで予約先を案内できます。『LINEで予約』は対象業種や連携条件があり、外部予約サービスの料金も別です。LINE公式アカウントの料金プランとLINEで予約の利用条件を分けて確認します。
申込前の確認項目
初期費用と月額料金
無料枠の予約件数と顧客件数
使いたい予約タイプとスタッフ数
決済手数料と外部連携の料金
変更・キャンセル・データ出力の条件
設定の基本ステップ（RESERVA編）
以下はRESERVAで試す場合の基本項目です。画面名、使える予約タイプ、料金条件は申込時の公式案内で確認してください。
Step 1: アカウント作成
1. RESERVAのサイトにアクセス
2. 「無料で予約サイトを作る」をクリック
3. メールアドレスで簡単登録
Step 2: 基本情報の入力
– お店の名前
– 住所・電話番号
– 営業時間
– 定休日
Step 3: メニュー・サービスの設定
美容院の例
– カット（60分・4,000円）
– カット＋カラー（120分・8,000円）
– パーマ（90分・6,000円）
整体院の例
全身コース（60分・5,000円）
部分コース（30分・3,000円）
初回限定お試し（45分・3,500円）
Step 4: 予約枠の設定
– 何時から何時まで予約を受け付けるか
– 何分間隔で予約を取るか
– 同時に何人まで対応できるか
Step 5: 予約サイトの公開
設定完了後、専用のURLが発行されます。このURLをお客様に教えれば、そこから予約してもらえます。
運用のコツとポイント
試行期間は既存の受付も残す
たとえば一か月を試行期間として選び、電話とオンラインの両方を受け付けます。これは普遍的に安全な期間ではないため、予約の周期や利用者の反応に合わせて長さを決めます。試行中は、どちらで確定した予約か分かるように記録します。
予約確認の通知を確認する
確認メールなどを利用できる場合は、予約内容、当日の注意、場所を記載します。自動送信の有無、送信時点、追加料金はプランごとに確認し、テスト予約で実際に届くか確かめます。
変更・キャンセル条件を明記する
変更期限、キャンセル方法、料金が発生する条件を自店の運用に合わせて決め、予約前に読める場所へ表示します。固定の割合を例示するのではなく、利用サービスで設定できる範囲と自店の規約を確認します。
リマインドは送信条件を確認する
リマインドを使う場合は、メールやLINEなど利用できる送信方法、送信時点、件数、追加料金を確認します。テスト予約で本文と送信先を確認し、利用者が通知方法を理解できるように案内します。
利用者側の操作をテストする
公開前に、営業時間外の受付、空き枠表示、予約確認、変更、キャンセルを一件ずつ試します。利用者自身で変更できるか、確認通知が届くか、待ち時間が変わるかはサービス設定と店側の運用によって異なります。電話窓口を残す場合は、その連絡先も同じ画面で確認できるようにします。
導入時の注意点とよくある失敗
最初から完璧を求めない
設定項目が多いからといって、すべてを完璧にしようとすると挫折します。まずは基本機能だけで始めて、慣れてから少しずつ追加していきましょう。
利用者へ受付と確定の違いを伝える
オンラインで送信した時点で確定するのか、店からの返信後に確定するのかを明記します。操作方法はスタッフが実際に試した手順だけを案内し、困った場合の連絡先と対応時間を示します。電話サポートがあるとは決めつけず、自店が残す窓口を案内します。
高齢のお客様への配慮
スマホが苦手なお客様もいらっしゃいます。オンライン予約を導入しても、電話予約も残しておくのが現実的です。
実在事例ではなく、一部の予約で試す
まず常連のお客様数名など協力を得られる範囲で試し、電話件数、オンライン予約件数、変更・訂正件数、対応時間を同じ方法で記録します。売上、リピート率、電話ストレスが改善すると仮定せず、試用前後の記録と利用者の困りごとを見て続けるか判断します。
まとめ：条件を確認して小さく試す
オンライン予約は、電話以外の受付窓口を用意する方法の一つです。無料か、有料オプションが必要か、予約を自動確定できるかはサービスとプランで異なります。
まず必要な予約タイプと一か月の件数を確認し、公式料金表で費用と上限を照合します。一部の予約でテストし、電話対応や訂正が実際に減るかを確認してから利用範囲を広げましょう。
次回予告
次回は「初めてのQRコード活用」について詳しく解説します。アナログとデジタルをつなぐ魔法の四角で、お客様との接点を増やす方法をお伝えします。お楽しみに！
