昨年のイベント案内を使いたいのに、残っているのはPDFだけ。日時と会場を直すために、最初から作り直そうとしていませんか。
Canvaでは、PDFを取り込んで文字を編集できる場合があります。ただし、紙をスキャンしたPDFなどは、文字まで一枚の画像になっていて、そのまま打ち替えられません。最初に編集できるかを確かめると、作業を進めるか、元の作成者へ相談するかを判断できます。
この記事では、パソコンのブラウザ版Canvaで、短い案内の一部を直し、別のPDFとして保存する流れを紹介します。まずは一枚だけで試しましょう。
用意するのは、編集してよいPDFのコピー
最初に、WordやPowerPoint、以前のCanvaデザインなどの元データがないか確認します。元データが使えるなら、そちらを修正する方が取り込み時の崩れを避けやすくなります。
PDFしかない場合は、パソコンに原本を残し、練習用のコピーを用意してください。例として使うのは、自分の団体が作った「交流会のお知らせ」です。修正箇所を「受付開始：13時」から「受付開始：13時30分」への変更と決めます。これは操作を説明するための架空の案内です。
顧客名簿、非公開の連絡先、契約書などは練習に使いません。外部サービスへアップロードしてよい情報か、勤務先や団体のルールに従って判断します。作成者が別にいるデザインは、修正してよい範囲も確認しておきましょう。
元PDFと修正後PDFを混ぜないよう、保存する名前を先に決めます。例えば「交流会案内_原本.pdf」と「交流会案内_受付時間修正.pdf」です。元ファイルを残しておけば、見た目を比べる時にも使えます。
手順1：PDFをCanvaに取り込む
パソコンでCanvaにログインし、Canva公式のPDF編集ページを開きます。PDFのアップロード操作を選び、用意したファイルを指定してください。英語表示では「Upload your PDF」などと表示されます。
ホーム画面へPDFをドラッグして取り込む方法もあります。今回は入口を一つに絞り、PDF編集ページから進めれば十分です。複数の取り込み方を覚える必要はありません。
取り込みが終わったら、対象のデザインを開きます。元PDFと同じページ数があるか、文字や写真が欠けていないかを見てください。編集を始める前に、デザインの名前も修正用と分かるものにしておきます。
複数ページの案内なら、修正対象が何ページ目かを確認します。一枚目だけを見て進めると、二枚目にある同じ受付時間を直し忘れることがあります。
手順2：文字を選べるか確かめ、一箇所を直す
修正したい「13時」の文字を選び、文字の中へカーソルを入れられるか確かめます。文字を選択して打ち替えられる状態なら、「13時30分」へ変更します。周囲の文まで消さないよう、変更する範囲を小さくしてください。
ページ全体が一つの画像として選ばれ、文字の中へカーソルが入らない場合は、文字が画像になっている可能性があります。その状態で何度もクリックしたり、文字の上へ別の文字を重ねたりして進めないようにします。
編集できるかの判断と、見た目が整っているかの判断は別です。文字を直せても、元と違うフォントに置き換わったり、文が長くなって隣の文字へ重なったりする場合があります。Canva公式の取り込み・編集案内でも、こうした制約が説明されています。
「13時30分」にすると文字数が増えます。収まらない時は、文字枠の幅や改行位置を見直します。読みづらいほど文字を小さくして押し込む前に、「受付 13:30」のように表記を短くしてよいか、案内の担当者に確認してください。
手順3：直した場所と、その周りを見比べる
修正後は、元PDFとCanvaの画面を見比べます。確認するのは修正した文字だけではありません。日付、会場、問い合わせ先など、今回は変えない情報まで崩れていないかも見ます。
例えば「受付開始13時30分、開会14時」の案内なら、受付と開会を取り違えていないかを確認します。同じページの下部に「13時受付」と書いてあれば、そこも変更対象です。文字を打ち替える前に決めた修正メモへ、対応した場所を書き足すと確認しやすくなります。
印刷する案内は、紙面全体を見た時の文字の大きさも大切です。画面を大きく拡大したままでは、細かな字も読みやすく見えます。全体が見える表示へ戻し、見出しと本文の関係、端の余白を確かめてください。
ロゴや写真、地図に欠けやずれがあれば、文章だけ直せたことを理由に配布へ進まないようにします。案内を受け取る人が、日時と場所を迷わず読み取れる状態を目指しましょう。
手順4：PDFを書き出し、保存したファイルを開く
編集画面の「共有」から「ダウンロード」へ進み、PDF形式を選びます。画面の言語や更新によって表示は変わりますが、公式案内では「PDF Standard」「PDF Print」が選択肢として示されています。
メールなどで配る文書はPDF標準、印刷を前提にする場合はPDF印刷を候補にし、印刷会社へ渡す時は先方の指定を優先します。トンボや塗り足しの設定を、意味が分からないまま追加する必要はありません。
ダウンロード時に有料素材やプランの案内が出たら、内容を確認するまで購入へ進まないでください。今回の練習は、手元の案内の文字を一箇所直す範囲です。装飾を追加しなくても試せます。
保存したPDFは、Canvaの編集画面とは別に開き直します。文字の置き換わり、改行、ページ数、画像の欠落を確認し、修正用と分かる名前で保存してください。印刷予定なら、一枚試し刷りして、小さい文字や余白も見ます。
編集できない時は、作り直す範囲を判断する
スキャン画像の文字を、そのまま文字として修正する手順は今回の対象外です。一枚の画像として取り込まれたら、元の作成データを探すか、作成者へ修正を依頼します。短い案内なら、必要な文章を確認して新しいデザインへ作り直す方法もあります。
白い四角で古い文字を隠して上から書く方法は、背景が単色でないと不自然になり、古い文字を消したつもりで残す原因にもなります。個人情報などを隠す処理の代わりにも使わないでください。
また、文字を選べない理由が画像化ではなく、チームの編集権限やロックの場合もあります。自分で解除できない時は、デザインの所有者や管理者へ「どのPDFの、どの文字を変えたいか」を伝えます。別アカウントへの無断アップロードで対応しないようにしましょう。
新しく作り直す場合の入口は、CanvaでPOPを作る初心者向けの手順も参考になります。
配布前に確認すること
- 変更予定の日時や場所が、すべて直っている。
- フォント、改行、写真や地図に崩れがない。
- ダウンロードしたPDFを開いて確認した。
- 元PDFを残し、配布用のファイル名を区別した。
- 別の担当者にも、修正箇所と最終PDFを確認してもらった。
担当者が不在でも確認できるよう、修正後のPDFと修正内容の短いメモを、団体で決めた保存先へ置きます。共有アカウントのパスワードを渡す代わりに、必要なファイルを適切な範囲で共有してください。
まずは一枚の案内を取り込んでみる
以前は元データがないだけで作業が止まっていても、Canvaで文字を選べるか確かめれば、自分で直せる範囲を判断できます。一方、取り込み後の確認とPDFの開き直しは、新しく必要になる作業です。
全部を作り直すことより、元の案内を生かして必要な部分だけ直せるかを試しましょう。その先で、来場者への説明や案内内容の相談に時間を使えると役立ちます。今日の最初の一歩は、編集してよいPDFのコピーを一枚用意することです。
案内のPDFをどこまで自分で修正するか迷ったら、アナデジラボへご相談ください。案内PDFの修正や作り直しについて相談する。
