取引先から写真や原稿が何通ものメールで届き、「最後に送られたものはどれだろう」と探している。添付できない大きなファイルは別の方法で送られ、担当者が休むと所在が分からなくなる。資料を受け取る入口がばらばらだと、制作や確認の仕事を始める前に時間がかかります。
Googleドライブの専用フォルダを取引先と共有すれば、指定した場所へファイルを追加してもらえます。この記事では、パソコンのブラウザ版Googleドライブで、取引先ごとの受取フォルダを作り、共有、テスト、受取確認、共有終了まで進める方法を説明します。
受取専用のフォルダは「投函箱」とは違う
最初に確認したいのは権限です。この記事は、マイドライブに作る通常の共有フォルダを対象にしています。ファイルを追加してもらうために編集者として共有すると、相手は追加だけでなく、フォルダ内のファイルの編集・移動・削除も行えます。
「アップロードだけができ、ほかの資料は見られない投函箱」と同じではありません。通常の共有フォルダには、そのような前提で資料を集めないでください。複数の取引先を同じフォルダへ招待すると、互いの資料が見える場合があります。
例えば、取引先Aのチラシ制作なら「取引先A_チラシ制作_受取用」を一つ作ります。自社の見積り、別の取引先の画像、社内の打ち合わせ記録は入れません。初めて使う時は、通常のGoogleアカウントを持つ相手との受け渡しから試すと、確認する条件を絞れます。
会社や学校のアカウントは、管理者の設定で外部共有を制限されることがあります。相手がGoogleアカウントを使えない場合も、この記事の手順だけで受け取れると決めつけず、双方で利用できる別の受け渡し方法を相談してください。
手順1：取引先ごとに受取用フォルダを作る
仕事で利用してよいGoogleアカウントか、先に確認します。個人のアカウントを業務の受取先にするかどうかは、会社や団体のルールに合わせます。引継ぎを考え、管理者と代理担当者も決めておきましょう。
- パソコンでGoogleドライブを開きます。
- 自分が管理でき、ほかの取引先へ共有していない場所を選びます。
- 「新規」から「新しいフォルダ」を作ります。
- 案件が分かる名前を入力します。例は「取引先A_チラシ制作_受取用」です。
- 作ったフォルダを開き、不要なファイルが入っていないことを確認します。
すでに広く共有されている親フォルダの中へ作ると、親の権限を引き継ぐ場合があります。名前に「非公開」と書いても、権限は変わりません。共有画面で、誰がアクセスできるかを実際に確認してください。
案件が二つあるなら、案件ごとに分けます。ただし、最初から細かな階層を増やしすぎると、相手がどこへ入れるか迷います。一案件の受取先は一つにし、提出済みの状態をどう知らせるかも決めます。
手順2：相手を指定し、編集者として共有する
フォルダを選び、共有のアイコンまたは「共有」を開きます。取引先担当者のGoogleアカウントで使うメールアドレスを入力し、権限を「編集者」にします。通知する設定と宛先を確認し、「送信」または「共有」で反映します。
「一般的なアクセス」は、今回のように特定の相手から受け取る用途なら「制限付き」を基本にします。リンクを知る人全員へ開く必要はありません。共有リンクをメールへ貼っても、権限を付けた相手が正しいアカウントで開けるかは、別に確認が必要です。
依頼の文章には、次の内容を添えます。以下は架空の案件を使った文面例です。
チラシ制作に使う写真と原稿を、共有した「取引先A_チラシ制作_受取用」へ追加してください。最初に練習用のファイルを一つ入れ、メールでご連絡いただけますか。こちらで確認後、本番資料をお願いします。提出後も、追加・差し替えをした場合は一言お知らせください。
「このリンクに全部入れてください」だけでは、必要な物と完了の判断が伝わりません。必要な資料、提出期限、連絡方法を案件に合わせて書き、相手が途中で困った時の問い合わせ先も添えます。
手順3：相手側で一つアップロードしてもらう
本番資料を集める前に、相手が共有フォルダを開き、練習用ファイルを一つ追加できるか試します。実在する顧客の名簿や機密資料をテストに使わず、空の文書など、内容が外へ見えても問題のないものを用意します。
- 相手が、共有を受けたアカウントでGoogleドライブへログインします。
- 受取用フォルダのリンクを開き、フォルダ名を確認します。
- フォルダ内で「新規」→「ファイルのアップロード」を選びます。
- パソコンにある練習用ファイルを選択します。
- アップロードが終わったら、受け取り側へ連絡します。
受け取り側は、自分の画面から同じファイルを開き、内容を確認します。相手のパソコンにファイルがあることと、共有フォルダへ追加できたことは別です。二人が同じ場所から同じ内容を見られるところまで試してください。
アップロード先が他の人の所有する通常のフォルダでも、追加したファイルの容量はアップロードした人のGoogleドライブで使用されます。大きな動画を送る時は、相手側の空き容量も確認します。フォルダを用意した自社の容量だけを見て判断しないようにしましょう。
本番資料は「届いた」と「使える」を分けて確認する
テストが通ったら、本番の写真や原稿を追加してもらいます。受け取り側は、必要な資料の一覧と照合し、ファイルが開けるか、内容が案件に合っているかを見ます。フォルダにファイルがあるだけで、提出完了としないことが大切です。
| 必要な資料 | 受取確認 | 内容確認 | 次にすること |
|---|---|---|---|
| 掲載用写真 | 届いた | 使用する写真を確認中 | 担当者へ掲載候補を確認 |
| 案内原稿 | 届いた | 開催日が未記入 | 日付を問い合わせる |
| ロゴ画像 | 未受取 | 未確認 | 提出予定を確認する |
これは架空の確認表です。「届いた」「開けた」「内容を確認した」を分けると、相手へ聞くことが具体的になります。修正版がある場合は、例えば「案内原稿_v2」のように版を分け、どれを使うかを連絡してもらいます。ファイル名の「最終」だけを頼りに採用しないようにします。
同名のファイルをアップロードすると、既存ファイルの新しい版として扱われる場合があります。両方残すか、更新するかを相手と決めておきます。まずは練習用で挙動を確認し、元の資料を失わない方法で進めてください。
受取後の保存先と、共有を終える日を決める
通常の共有フォルダでは、フォルダの所有者と、中にあるファイルの所有者が同じとは限りません。受取フォルダに入ったから、自社所有の保管済み資料になったとは考えないでください。納品資料の保管が必要なら、保存や複製の許可、期間、正式な保存先を相手と確認します。
フォルダの編集権限がある間は、ファイルが移動・削除されることもあります。制作に使う版を確定したら、合意した方法で作業用のコピーを用意し、元資料と区別します。第三者の著作物や個人情報が含まれる資料は、受け取った目的の範囲で扱います。
案件が終わったら、共有画面で受取フォルダへのアクセス権を見直します。ただし、フォルダの共有を外すことと、相手が所有するファイルや個別に付けた共有権限をすべて変更することは同じではありません。ファイルごとの権限や保存先も確認し、削除や返却は双方で決めた方法に従います。
既存の共有場所を整理する場合は、共有フォルダのアクセス権を見直す方法も参考になります。本記事では、新しい一案件の受取先を作る手順から始めます。
うまく開けない時は、権限とアカウントを確認する
相手がアクセスを求める画面になる時は、共有したメールアドレスと、相手が現在ログインしているアカウントを照合します。個人用と仕事用を取り違えている場合もあります。閲覧できるのに追加できない時は、編集者になっているかを確認してください。
組織の外部共有制限が原因なら、一般公開へ切り替えて回避せず、管理者へ相談します。ファイルの追加が止まる時は、通信状態や相手側の容量も確認します。問題が解消しなければ、その資料だけ別の受け渡し方法を使い、受取記録へ保存場所を残しましょう。
最初は一案件・一ファイルで試そう
- 取引先ごとの専用フォルダを用意した。
- 他社資料や社内用ファイルを入れていない。
- 共有先のアドレスと編集権限を確認した。
- 相手の練習用ファイルを自分も開けた。
- 提出完了の連絡と内容確認の担当者を決めた。
- 正式な保存先と共有終了時の確認方法を決めた。
メールごとに資料を探していた状態から、案件ごとの受取先と確認表を使う運用へ変えると、足りない物と修正が必要な物を説明しやすくなります。最初に増えるのはフォルダと権限の確認です。その準備を一案件で試し、資料の内容を相談する時間につなげましょう。
参考にした公式情報
公式情報の確認日：2026年10月14日。
取引先からの資料受取と、社内の保存・確認の流れを整えたい場合は、アナデジラボへご相談ください。双方が使える方法から整理します。
