Googleフォームへ予約や問い合わせが届くたびに回答タブを開き、紙や別の表へ書き写していないでしょうか。一件ずつなら対応できても、回答が増えたり担当者が休んだりすると、確認済みなのか、まだ連絡していないのか分かりにくくなります。
Googleフォームは、回答の保存先としてGoogleスプレッドシートを指定できます。連携した後は回答が行ごとに追加されるため、複数の回答を一覧で確認できます。
最初から複雑な集計表を作る必要はありません。まずは使用中のフォームを一つだけ連携し、テスト回答が正しく保存されるところまで確認しましょう。
連携するとできること
Googleフォームの回答タブでも内容は確認できますが、スプレッドシートへ連携すると、複数の回答を表の形で見比べられます。
たとえば、予約フォームなら希望日時や連絡先、参加申込フォームなら参加希望日や質問事項を一つの画面で確認できます。表の右側へ担当者や対応状況を記録すれば、受付した人と連絡する人が異なる場合も引き継ぎやすくなります。
ただし、スプレッドシートに保存しただけで対応漏れがなくなるわけではありません。誰が確認し、誰が次の連絡をするのかという仕事の流れも一緒に決めることが大切です。
連携前に確認すること
作業を始める前に、次の点を確認します。
- 連携するGoogleフォームが正しいか
- どのGoogleアカウントで作業しているか
- 回答を閲覧する必要がある人は誰か
- 保存先へ個人情報や相談内容が含まれるか
- 新しいスプレッドシートを作るか、既存ファイルを使うか
仕事で使うフォームの場合は、個人が私用で使うアカウントではなく、社内や団体のルールに沿ったアカウントと保存先を選びます。共有相手も、業務上回答を見る必要がある人に絞りましょう。
Googleフォームをスプレッドシートへ連携する手順
1．連携したいフォームを開く
Googleフォームの編集画面を開きます。似た名前のフォームがある場合は、タイトルだけで判断せず、質問内容も確認してください。
予約受付、問い合わせ、アンケートなど、違う用途のフォームを誤って連携すると、必要な回答を見つけにくくなります。
2．回答タブを開く
フォーム上部の回答タブを開きます。回答画面にあるスプレッドシートへのリンク操作を選び、回答の保存先を設定します。
Googleの画面表示は変更されることがあるため、緑色のスプレッドシートのアイコンや、スプレッドシートへのリンクを示す項目を確認してください。
3．保存先を選ぶ
保存先は、新しいスプレッドシートを作る方法と、既存のスプレッドシートを選ぶ方法があります。
| 選び方 | 向いている場面 | 注意点 |
|---|---|---|
| 新しいスプレッドシート | 初めて連携する、フォームごとに保存先を分けたい | ファイル名を見ただけで用途が分かるようにする |
| 既存のスプレッドシート | 関連する表を一つのファイルへまとめたい | 共有相手や既存データの内容を先に確認する |
初めて作業する場合は、新しいスプレッドシートを選ぶ方が分かりやすいでしょう。ファイル名には「問い合わせフォーム回答」「イベント参加申込回答」など、用途が分かる名前を付けます。
既存のスプレッドシートを選ぶ場合、標準の連携は選んだファイル内にフォーム回答用のシートを作るものです。既存の顧客台帳や予約表の好きな列へ、自動で回答を振り分ける設定ではありません。
4．テスト回答を一件送る
連携が終わったら、個人情報を含まないテスト回答を一件送ります。「連携確認」「テスト利用者」など、本番の回答ではないと分かる内容にしてください。
次の順番で確認します。
- フォームからテスト回答を送る
- 連携先のスプレッドシートを開く
- 新しい行へ回答が追加されているか確認する
- 質問と列の内容が合っているか確認する
- 別の担当者が必要な範囲を閲覧できるか確認する
テストせずに案内を始めると、違う保存先を見ていたり、担当者がファイルを開けなかったりすることがあります。本番受付の前に、一件だけでも実際の流れを通しておきましょう。
対応状況を管理する簡単な方法
回答を一覧にした後は、フォームが自動で作った列をすぐに並べ替えたり削除したりせず、まず元の状態を保ちます。
対応状況を記録する場合は、回答列の右端へ次のような管理用の列を追加する方法があります。
| 対応状況 | 担当者 | 次にすること | 確認メモ |
|---|---|---|---|
| 未対応 | 内容を確認する | ||
| 対応中 | 受付担当 | 日程を確認して連絡する | 返信待ち |
| 対応済み | 担当者名 | なし | 連絡済み |
| 保留 | 責任者 | 判断内容を確認する | 未確認事項あり |
追加後はもう一度テスト回答を送り、新しい回答と管理用の列がずれていないか確認します。フォームが作った質問列の途中へ列を挿入したり、一列だけを並べ替えたりすると、回答同士の組み合わせを確認しにくくなるため注意が必要です。
運用ルールは多くしすぎず、最初は次の三つだけ決めれば十分です。
- 新しい回答を最初に確認する人
- 対応状況を更新する人
- 判断できない回答を相談する相手
一覧を作る目的は、人の対応を置き換えることではありません。回答を探す時間や確認の往復を減らし、申込者への案内、相談への返信、来店前の準備など、人にしかできない仕事へ時間を使いやすくするためのものです。
連携後に起きやすい失敗
保存先が分からなくなる
フォーム名とスプレッドシート名が大きく異なると、担当者が正しい保存先を判断できません。フォーム名に「回答」を加えるなど、関係が分かる名前にします。
スプレッドシートを開けない人がいる
フォームとスプレッドシートの共有設定は別々に確認します。回答を見るだけの担当者へフォームの編集権限まで渡す必要があるかも、分けて判断してください。
一覧を見ただけで対応済みにしてしまう
回答を確認したことと、相手へ連絡したことは同じではありません。「確認済み」ではなく、「未対応」「対応中」「対応済み」など、次の行動が分かる状態名を使います。
回答用の列を直接変更する
フォームが作った列名や並びを大きく変える前に、元のファイルを保管し、テスト回答で影響を確認します。慣れるまでは自動作成された回答列を原本として残し、管理項目は右端へ追加する方法が安全です。
最初は一つのフォームだけで試す
すでに複数のフォームを使っていても、一度にすべての保存先を変更する必要はありません。
まずは回答件数が少なく、担当者が確認しやすいフォームを一つ選びます。新しいスプレッドシートへ連携し、テスト回答と共有範囲を確認してから実際の運用へ進みましょう。
フォーム自体の使い方を見直したい場合は、次の記事も参考になります。
連携後の確認チェックリスト
- 正しいGoogleフォームを開いた
- 保存先のスプレッドシート名を確認した
- 個人情報を含まないテスト回答を送った
- 質問とスプレッドシートの列が合っている
- 必要な担当者だけが回答を閲覧できる
- 未対応・対応中・対応済みの区別を決めた
- 担当者不在時の確認役を決めた
今日行うのは、使用中のフォームを一つ選び、テスト回答がスプレッドシートへ保存されるか確認するところまでで構いません。
よくある質問
新しいスプレッドシートと既存のスプレッドシートはどちらを選べばよいですか？
初めて連携する場合は、新しいスプレッドシートを作る方が保存先を見分けやすくなります。既存ファイルを選ぶ場合は、そのファイルを使う担当者と共有範囲を先に確認してください。
スプレッドシートを共有すればフォームも編集できますか？
フォームと連携先スプレッドシートは、それぞれ共有設定を確認する必要があります。回答を見るだけの人へ、フォームの編集権限まで渡さないようにしましょう。
回答通知とスプレッドシート連携は何が違いますか？
回答通知は新しい回答へ気づくための機能で、スプレッドシート連携は回答を一覧で確認するための機能です。通知を受けた後の確認場所としてスプレッドシートを使えます。
参考情報
画面操作や現在の仕様は、Google公式の案内も確認してください。
Googleフォームの回答管理に迷ったら
フォームは作れたものの、保存先、共有範囲、担当者の分け方を自社の仕事に合わせて決めにくい場合は、アナデジラボへご相談ください。現在の受付方法を残しながら、一つのフォームで小さく試す流れを一緒に整理できます。
