請求後の入金確認と未入金連絡を担当者任せにしない方法

2026年9月27日

DX・業務改善

請求書を送った後、入金予定日を過ぎても銀行明細に取引先名が見当たらない。似た金額の入金はあるものの名義が違い、営業担当へ聞いても「先方は手続きしたと言っていた」という返事だけ。この状態で連絡すると、入金済みの相手へ確認を重ねるおそれがあります。一方、誰かが調べるだろうと置いておけば、本当に確認が必要な請求も止まります。

入金確認は、銀行明細を見た一人の記憶だけで終える仕事ではありません。請求番号を軸に、請求内容、入金予定、明細、社内確認、先方への連絡、完了を一つの流れにします。この記事で扱うのは、売上代金の照合と事実確認の連絡までです。法的な回収、遅延損害金、税務・仕訳の判断は、責任者や専門家へ分けます。

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始める前に、正本と役割を三つ決める

最初に、新しい会計ソフトを導入する必要はありません。普段使っている請求一覧と銀行明細、メールがあれば始められます。ただし、どれを何の正本として見るかを決めます。

請求内容の正本：発行済み請求書と請求番号
入金事実の正本：自社が利用する銀行の入出金明細
先方とのやり取りの正本：会社で保管するメールや連絡記録

役割は「明細を確認する人」「営業や案件担当へ聞く人」「先方へ連絡してよいか決める人」に分けます。一人で兼ねても構いませんが、どの役割として判断したかは記録します。担当者が不在なら、代理で確認する人と、戻るまで待つ条件も決めておきます。

請求番号を軸に確認表を作る

一覧には、次の項目を一行で持たせます。実際の口座情報を広く共有するのではなく、照合に必要な範囲だけを、権限のある担当者が見られる場所へ置きます。

項目	記録する内容
請求番号	発行済み請求書を探せる番号
請求先・案件	どの取引の請求か分かる名前
請求額・入金予定日	請求書や合意済み資料にある内容
想定する振込名義	分かる場合だけ。推測で作らない
照合状態	照合前・照合済み・要確認
明細の手掛かり	入金日、表示名義、金額
次の確認者	営業担当、責任者など
連絡状態	社内確認中・先方確認予定・連絡済み
完了確認	誰が、何を根拠に閉じたか

「未入金」を最初から選ぶのではなく、まず「照合前」とします。明細に見つからないことと、相手が支払っていないことは同じではないからです。

明細は、日付・金額・名義を組み合わせて見る

入金予定日を迎えた請求について、銀行明細の日付、金額、表示名義を請求一覧と照合します。三つがそろい、同じ条件の別請求がなく、担当者が根拠を説明できる場合に「照合済み」とします。

名義だけで決めないことが大切です。福井銀行の公式FAQでは、振込先の明細には引出口座名義または振込時に入力された依頼人名が記載されると案内されています。表示の仕方は利用する銀行やサービスで異なるため、自社の銀行の公式案内と実際の明細を確認してください。

次のような場合は、無理に割り当てず「要確認」へ分けます。

請求先名と表示名義が違う
同じ金額の請求が複数ある
複数の請求をまとめたような金額になっている
請求額と入金額が違う
入金予定日前後に該当しそうな明細が複数ある

法人向けインターネットバンキングには入金明細を照会できるサービスがあります。例えば三菱UFJ銀行のBizSTATION公式案内には、残高照会や明細照会が挙げられています。ただし、契約中のサービス、閲覧できる期間、表示項目、権限は同じとは限りません。この記事の項目名へ画面を合わせるのではなく、使っている銀行の明細で確認できる範囲を先に確かめます。

不一致は、社内確認を通してから先方へ聞く

要確認になったら、営業担当や案件担当へ次の順で尋ねます。

請求書の送付先と請求番号は正しいか
入金予定日の変更連絡を受けていないか
振込名義や支払方法について事前連絡がないか
請求の取消し、再発行、金額変更が決まっていないか
別の担当者がすでに先方へ連絡していないか

社内で確認できなかった時に、責任者が先方連絡の可否と担当者を決めます。連絡は責める文面ではなく、自社の確認状況と、相手に確かめてほしい項目を示します。

〇月〇日発行の請求書（請求番号〇〇）について、当方の入金確認状況を確認しております。すでにお手続き済みの場合は、行き違いをご容赦ください。差し支えなければ、振込日と振込名義をご確認いただけますでしょうか。

これは文面例です。実際の契約、支払条件、社内の連絡方針に合わせて責任者が確認します。法的な督促や支払期限の変更を、この文面だけで判断しません。

制作費の入金を確認する一連例

例えば、制作費の請求一件が入金予定日を過ぎ、請求先名と違うカタカナ名義の同額入金が見つかったとします。経理担当は同額という理由だけで充当せず、請求番号の行を「要確認」にします。

営業担当へ確認すると、先方から「代表者名義で振り込む」と連絡があったことが分かりました。会社で保管するメールと明細を照合し、責任者が同じ請求への入金と確認したら、照合済みへ変えます。先方への未入金連絡は行わず、確認者と根拠を残して完了です。

反対に、社内にも手掛かりがなければ、責任者が先方へ事実確認を依頼します。返答を受けた後に明細と照合し、入金を確認できた時点で閉じます。「メールを送った」だけを完了にしません。

よくある失敗と防ぎ方

同じ金額だから入金済みにする

別の請求や前月分の可能性があります。日付、名義、請求番号との関係を組み合わせ、説明できない時は要確認にします。

入金予定日の直後に連絡する

銀行の表示や社内連絡を見ずに連絡すると、行き違いが起きます。自社で決めた確認順を通し、誰が連絡を決めるかを明確にします。

銀行画面の画像を広く共有する

他の取引や残高が写ることがあります。必要な担当者が正式な明細を確認し、共有表には照合に必要な手掛かりだけを記録します。

担当者の頭の中で充当する

後任が根拠を追えません。請求番号の行へ確認者、確認日、根拠を戻します。

連絡した時点で完了にする

先方の返答、明細との再照合、社内の完了確認まで状態を分けます。

入金確認のチェックリスト

[ ] 発行済み請求書と請求番号を確認した
[ ] 入金予定日と請求額を元資料から確認した
[ ] 銀行明細の日付・金額・名義を見た
[ ] 同じ条件の別請求がないか確認した
[ ] 不一致を推測で充当せず「要確認」にした
[ ] 営業・案件担当の連絡記録を確認した
[ ] 先方へ連絡する人と判断者を決めた
[ ] 連絡後に明細を再照合した
[ ] 完了の根拠と確認者を記録した
[ ] 担当者不在時の代理確認者が分かる

導入前と導入後で変わること

導入前は、銀行明細を見た人が営業担当へ口頭で聞き、返事を記憶したまま先方へ連絡します。担当者が休むと確認が止まり、別の人は最初から請求書とメールを探します。

導入後は、請求番号の一行に照合状態、根拠、次の確認者が残ります。新しく増えるのは、要確認と完了の理由を短く記録する作業です。その分、経理担当は名義を推測して背負わず、営業担当は相手との経緯を説明し、責任者は連絡してよいかを判断できます。デジタルは、人が持つ取引先との関係や判断を置き換えるのではなく、確認を渡すために使います。