中小企業が退職・異動時のアカウント引継ぎを確認する方法

2026年9月6日

小さな会社では、ホームページ、SNS、共有メール、予約サービスなどの設定を一人が長く担当していることがあります。退職や異動が決まってから「管理者が誰か分からない」「確認コードが個人の電話へ届く」と気づくと、業務が止まるおそれがあります。

アカウント引継ぎは、退職者を疑う作業ではありません。本人が安心して役割を離れ、残る担当者が同じ仕事を続けられるように、会社の管理責任を整える作業です。パスワードを口頭で集めるのではなく、管理者と復旧手段を組織へ戻します。

この記事でわかること

サービス名を思い出すだけでは漏れます。仕事の場面から探します。

無料で試したまま使っているサービスや、外部制作会社が管理する項目も確認します。利用をやめたものは削除する前に、契約や記録の必要性を担当者へ確認します。

サービス名：
業務上の用途：
現在の管理者：
次の管理者：
会社管理のメールアドレス：
復旧先の確認：済／要確認
二段階確認の担当端末：
外部担当者：
引継ぎ期限：
確認者：

表へパスワードそのものを書きません。「どこで組織として管理しているか」だけを記録します。個人のメールアドレスや電話番号が復旧先なら、サービスの正式な設定画面から会社管理へ変更します。

権限を外す前に、次の担当者が必要な操作をできるか確認します。急いで削除し、誰も管理できなくなる失敗を避けます。

このサービスは誰が何のために使っていますか。
会社側の管理者は誰ですか。
ログインできないとき、確認はどこへ届きますか。
外部の人や別サービスと連携していますか。
担当を外した後も残す必要があるデータは何ですか。

本人の記憶だけに頼らず、実際の管理画面を一緒に確認します。画面を見せてもらう目的は個人情報を見ることではなく、組織の設定を確かめることです。

不要な権限を外した後、共有メール、SNS投稿、予約通知など日常業務が続いているか確認します。個人端末でログインしていたサービスは、必要に応じて組織の管理機能からセッションや端末を確認します。具体的な操作は各サービスの現在の公式手順に従います。

外部制作会社や退職者へ連絡が必要な場合に備え、誰が窓口になるかも決めます。問題が起きてから個人的に連絡を取るのではなく、会社として依頼できる経路を残します。

一つ目は、同じパスワードを後任へ渡して終えることです。誰が操作したか分からず、個人用パスワードの共有にもつながります。管理者追加と担当変更を使います。二つ目は、SNSだけ確認して、復旧用メールや請求通知を見落とすことです。

三つ目は、退職日に一斉削除して業務を止めることです。引継ぎ確認、権限変更、不要権限の削除という順で進めます。四つ目は、本人だけに一覧作成を任せることです。上司や管理担当が一緒に確認します。

退職や異動の直前だけでは、確認時間が足りません。半年ごとなど会社で無理のない時期を決め、管理者が在籍しているか、復旧先が使えるか、不要な外部権限が残っていないかを確認します。新しいサービスを導入したときは、担当者だけでなく予備管理者と引継ぎ先も決めます。

まずはSNSや共有メールなど、止まるとお客様対応へ影響する一つから棚卸ししてください。管理を整えることで、担当者は不安なく役割を渡し、後任はこれまで培った説明や関係づくりを引き継げます。

「何を棚卸しすればよいか分からない」「担当者しか把握していないサービスがある」という方は、アナデジラボのきゃんせへご相談ください。現在の管理方法を確認し、会社として続けられる形を一緒に考えます。

退職者からパスワードを聞けば十分ですか？

個人のパスワードを共有せず、組織の管理者権限で担当変更、復旧先更新、必要なセッション終了を行います。

個人アカウントで作ったSNSはどうしますか？

サービスの管理機能と社内ルールを確認し、無理なパスワード共有をせず、組織管理へ移せるか検討します。

一覧にパスワードも書きますか？

一覧にはサービス名、管理者、用途、復旧先を記録し、パスワードそのものは書きません。